Cómo controlar el trabajo a distancia

En perito.best sabemos muy bien que tener el control del trabajo a distancia es algo bastante complicado para los gerentes, supervisores, o para el personal de la empresa responsable de los trabajadores. En este artículo te daremos algunas técnicas que, con total seguridad, te ayudarán a mejorar la gestión del trabajo a distancia.

Aunque siempre es preferible establecer con antelación políticas claras de trabajo a distancia y de capacitación, en tiempos de crisis u otras circunstancias rápidamente variables, el nivel de preparación puede no ser factible.

Afortunadamente, existen medidas específicas, basadas en la investigación, que los administradores pueden adoptar sin un gran esfuerzo para mejorar el compromiso y la productividad de los empleados que trabajan a distancia. Incluso cuando hay poco tiempo para prepararse.

Desafíos que se presentan en el trabajo a distancia

Para empezar, los gerentes deben entender los factores que pueden hacer que el trabajo a distancia sea especialmente exigente. De lo contrario, los empleados que normalmente tienen un alto rendimiento, pueden experimentar disminuciones en la productividad y el compromiso laboral cuando empiezan a trabajar a distancia. Los desafíos inherentes al trabajo a distancia incluyen:

Falta de supervisión cara a cara

Tanto los directivos como sus empleados, suelen expresar su preocupación por la falta de interacción cara a cara. Por lo general, a los supervisores les preocupa bastante que los trabajadores no realicen sus labores con tanta eficiencia.

Falta de apoyo por parte de los directivos

Del mismo modo, hay muchos empleados que manifiestan tener poco apoyo y falta de comunicación por parte de los directivos de la empresa. De hecho, en algunos casos, los trabajadores sienten que son los altos cargos quienes no atienden sus necesidades y no los apoyan para efectuar sus labores.

Aislamiento social

La soledad es una de las quejas más comunes sobre el trabajo a distancia. Los empleados pierden la interacción social informal de un ambiente de oficina y esto puede afectar considerablemente a algunos trabajadores que disfruten en gran medida del contacto con su equipo de trabajo. Estos empleados pueden empezar a sentirse más alejados de la empresa.

Distracciones en el hogar

A menudo vemos fotos que representan el trabajo a distancia y que muestran a un padre sosteniendo a su hijo, realizando tareas del hogar, y escribiendo en un ordenador portátil. Por lo general, sentado en el sofá o en el suelo del salón. La realidad es que esto es una representación terrible del trabajo virtual efectivo.

Normalmente, en perito.best animamos a los empresarios a que se aseguren de que sus trabajadores remotos disponen de un espacio de trabajo idóneo y también animamos a los trabajadores a que puedan organizarse de manera que la atención infantil no interfiera en el trabajo.

Sin embargo, cuando se debe realizar una transición sumamente repentina del trabajo de oficina al trabajo desde casa, como es el caso actual de miles de empleados debido a la crisis de la Covid-19, es más complicado que los trabajadores posean este tipo de recursos dentro del hogar, por lo precipitado que puede llegar a ser el proceso.

Cómo controlar el trabajo virtual

El trabajo remoto puede verse repleto de desafíos. También existen algunas herramientas rápidas y efectivas que pueden lograr que los responsables de empresa controlen de forma correcta las tareas de todos los empleados que trabajan desde casa. Las acciones que pueden tomar las empresas incluyen:

Establecer chequeos diarios estructurados

Un gerente remoto debe establecer una llamada diaria con sus trabajadores a distancia. Puede ser fácilmente una llamada individual por cada trabajador, en el caso de que haya algunos empleados que trabajen de forma independientes a otros. O bien, puede ser una llamada en equipo, cuando el trabajo de todos es altamente colaborativo.

Comunicación efectiva

Lo importante de estas llamadas es que, más allá de llevar un control, todos los empleados saben que pueden consultar con los gerentes cualquier duda o inconveniente y que, aunque sea de manera digital, todas sus preguntas van a ser escuchadas.

Proporcionar varias opciones diferentes de tecnología de comunicación

El correo electrónico por sí solo es insuficiente. Los trabajadores a distancia se benefician de contar con una tecnología “más rica”, como las videoconferencias, que proporcionan a los participantes muchas de las interacciones visuales que tendrían si estuvieran cara a cara.

Importancia y ventajas de las videoconferencias

Las videoconferencias tiene muchas ventajas, especialmente para los grupos más pequeños: Los indicios visuales permiten aumentar el “conocimiento mutuo” sobre los compañeros de trabajo y también ayudan a reducir la sensación de aislamiento entre los equipos. Del mismo modo, son bastante útiles en caso de conversaciones delicadas o complejas.

Colaboración rápida

Existe otro tipo de circunstancias donde la colaboración de forma rápida es mucho más importante que la necesidad de mantener un contacto visual formal. Para estas circunstancias lo mejor es que proporciones alguna forma de mensajería individual para móviles, como Zoom o Slack, entre otros, con las cuales se pueden realizar conversaciones sencillas en momentos oportunos.

Establecer reglas para el trabajo en casa

El trabajo de manera virtual se hace muchísimo más eficiente y más satisfactorio cuando los directivos o los gerentes establecen reglas claras respecto a los horarios. La frecuencia de trabajo, los medios, y el momento del día para comunicarse con sus equipos.

Por ejemplo, “Utilizaremos la videoconferencia para las reuniones de registro diarias, pero utilizamos WhatsApp cuando algo es urgente”.

Horarios de trabajo para la comunicación

También, es bastante conveniente que informes a tus empleados la mejor manera y los horarios idóneos para contactarte durante el día. Por ejemplo: “tiendo a estar más disponible a última hora del día para conversaciones telefónicas o videoconferencias. Pero si hay cualquier tipo de emergencia, envíame un mensaje de texto”).

Vigilar la comunicación entre el equipo laboral

Por último, es de suma importancia que se vigile la correcta comunicación entre los miembros del equipo (en la medida en que sea apropiado), para asegurarse de que compartan la información, según sea necesario.

También puedes instalar un software para control de empleados.

Proporcionar oportunidades para la interacción social a distancia

Uno de los mejores y más esenciales pasos que puede dar un gerente cuando sus trabajadores realizan tareas de oficina desde casa, es estructurar las formas en que los empleados pueden interactuar socialmente (es decir, tener conversaciones informales sobre temas no laborales) mientras trabajan a distancia.

Esto se aplica a todos los trabajadores a distancia, pero en particular a los trabajadores que han sufrido una transición abrupta fuera de la oficina, como los que se han visto afectados por la pandemia de la Covid-19.

Ejemplos de casos trabajados en los juzgados

Tiempo para temas no laborales

La forma más fácil de establecer cierta interacción social básica, es dejar algún tiempo al principio de las llamadas de equipo sólo para los temas no laborales. Por ejemplo: “Vamos a pasar los primeros minutos sólo para ponernos al día”. ¿Qué tal el fin de semana?”).

Otras opciones son las fiestas de pizza virtual (en las que se entrega la pizza a todos los miembros del equipo en el momento de una videoconferencia). También, las fiestas de oficina virtual (en las que se pueden enviar por adelantado “paquetes de atención” para ser abiertos y disfrutados de forma simultánea).

Ciertamente este tipo de eventos pueden parecer un poco artificiales, o forzados. Sin embargo, la realidad es que, según estudios, este tipo de acciones ayudan considerablemente tanto los gerentes o directivos como a empleados, pues reducen el sentimiento de aislamiento social.

Controlar de forma efectiva a los empleados de la empresa

Siguiendo los consejos y recomendaciones que te hemos proporcionado, te aseguramos que vas a poder sobrellevar de mejor manera el trabajo a distancia de tus trabajadores, aumentando así su productividad laboral y sus sentimientos de satisfacción.

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